Lorsqu’on cherchera un enregistrement de la table albums à partir du titre de l’album, Access parcourra l’index et affichera l’enregistrement correspondant à l’index qu’il aura trouvé. 

Un index peut être composé d’un ou de plusieurs champs, on aurait pu indexer la table albums sur un index « titre + année » par exemple (si ça peut servir à quelque chose), de même, on peut utiliser plusieurs index pour une table, par exemple, on aurait pu indexer la table album sur les champs Titre, Genre et Support.  

Pourquoi alors ne pas tout indexer ? L’idée peut sembler bonne, cela accélérerait les recherches et les tris mais ralentirait toutes les mises à jour de la table, en effet, à chaque fois qu’un champ index est modifié dans la table, il faut le modifier également dans l’index, ce qui peut coûter très cher en temps. On utilisera donc les index avec parcimonie et uniquement s’ils s’avèrent utiles. 

3. Application 

Maintenant que vous avez tout compris au film, nous allons nous pencher sur un autre cas de figure. Supposons qu’on veuille gérer un magasin avec Access. Créez donc les tables et les relations pour notre magasin, au cas où certains ignoreraient le fonctionnement d’un magasin, voici comment ça marche : 

•  Un client commande des produits

•  Un fournisseur livre des produits 

•  Le stock contient des produits 

Et voilà une solution qui semble honnête : 

(Les clefs primaires sont en gras, les indexes sont soulignés) 

Le choix des index est totalement subjectif, il sera surtout fait en fonction des besoins ultérieurs. Ce n’est pas grave si on n’a pas choisi les bons index, il est toujours possible de les modifier ultérieurement. 

Une table « clients » 

Une table « produits » 

Une table « Commandes » qui va indiquer ce qu’a commandé le client 

On est d’accord, une commande peut avoir plusieurs lignes (plus d’un produit commandé par commande, ça vaut mieux), pour cela, on va avoir une table « lignes de commande » qui va « relier » la commande aux produits. 

Pourquoi n’avoir pas mis ça directement dans la table commande ? on retombe sur notre problème de tout à l’heure : parce qu’on ne sait pas par avance le nombre de lignes qu’on peut avoir dans une commande.  

Les propriétés des champs 

Comme vous pouvez le constater, chaque champ a des propriétés qui dépendent de son type de données, ces propriétés vont déterminer la façon dont les données qu’il contient vont être affichées ou comment les données vont être saisies dans ce champ. Ces propriétés sont affichées dans l’onglet « Général » en bas de la fenêtre. L’onglet « Général » affiche chaque propriété du champ et, à côté, dans des champs modifiables, la valeur de cette propriété. 

Ces propriétés varient selon le type de données (par exemple, un champ numérique aura une propriété « décimales » qui indiquent le nombre de chiffres après la virgule que ne peut avoir évidemment un champ de type texte)

Les Listes de choix 

Nous avons vu précédemment que parmi les types de données est proposé un type de données particulier : la liste de choix, la liste de choix n'est pas à proprement parler un type de données particulier, c'est un moyen de simplifier la saisie de données dans une table en proposant à l'utilisateur de cliquer sur un élément proposé dans une liste, le champ de la table sera rempli avec l'élément sélectionné dans la liste.

Tri parmi les enregistrements 

Pour trier la table sur un champ, on se positionne sur le champ en question (peu importe l'enregistrement) et on utilise un des deux icônes de la barre d'outils : 

Celui de gauche permet le tri alphabétique croissant et celui de droite le tri alphabétique décroissant. 

Exemple : 

Ceci est l'état de notre table après l'avoir trié de façon croissante sur le champ "Nom" 

3.8 Filtrer des enregistrements 

Les filtres permettent de limiter, de façon temporaire, les enregistrements affichés dans la table. On peut filtrer selon deux méthodes :  

Le filtre sur un seul critère : 

Par exemple, on ne veut afficher que les clients qui habitent Paris. Pour cela, on se positionne sur l'enregistrement d'un client habitant Paris, et on sélectionne le mot "Paris" dans le champ "Ville » :